GTD와 프랭클린 플래너에 대한 단상

케퍽의 Calm님이 작성하신 GTD와 프랭클린 플래너에 대한 단상입니다. 내용이 알차고 도움이 될 것 같아 제 블로그에 가지고 왔습니다. 원글을 보실려면 아래를 클릭하세요:

[자기관리 시스템] 3부 GTD와 프랭클린에 관한 단상 #1 - 서문, 두 시스템의 비교
[자기관리 시스템] 3부 GTD와 프랭클린에 관한 단상 #2 - GTD 추가사항 및 의문사항

[] 서문
2부 7 Habit에 서문에도 적었지만, 7 Habit 이론은 습관에 관한 이야기이기 때문에 업무(자기) 관리 시스템을 설명하고 있는 GTD와는 주제 영역이 달리 하고 있다. 따라서 7 Habit에 나오는 거의 모든 이야기들은 GTD와 병행해서 적용이 가능하며 심지어 습관.2의 경우는 GTD에서 계속 강조되는 "결과를 명확히 하라." 는 주장과 동일한 내용이다.

다만 딱 한 부분에서 두 이론의 충돌이 발생하데, 바로 "습관.3 - 소중한 것을 먼저 하라." 즉 프랭클린 플래너를 다루고 있는 부분 이다.

[] GTD vs. 프랭클린 시스템
- 두 일정 관리 시스템에서 충돌이 일어나는 부분은 다음과 같다.
1. 프랭클린 시스템은 매주, 매일 일과에 대한 일정표를 작성해야 한다.
2. 프랭클린 시스템은 우선 순위를 결정하고, 우선 순위가 높은 일들에 집중해야 한다.
3. GTD는 시간은 관리할 수 없는 항목이라고 규정해 놓고 있다. (행동만이 관리가 가능)
4. 프랭클린 시스템은 항상 큰 그림(가치, 사명, 역할)을 그리고, 그것에 따라 계획할 것을 요구한다. (Top down방식)

[] 1에 관한 생각
1번에 관한 본인의 생각은 GTD쪽이 더 적합하다고 생각된다. 본인은 건축을 공부하고 있다. 건축을 공부하다 보면 종종 발생하는 현상이, 브레인스토밍 단계에서 시간을 끝도 없이 빼앗긴다는 점이다. 새로운 설계에 관한 의미 있는 생각을 도출해내려면 30분만에 나오기도 하지만, 하루 종일 고민해도 답이 나오지 않는 경우가 허다하다. 프랭클린 시스템은 이런 경우에 대한 대응 방법이 없다. 왜냐면 스스로도 해당 작업이 언제 끝날지 알 수 없기 때문이다.
그 밖에, 실제로 프랭클린 시스템 방식으로 몇 번 작업을 해본 결과. 모든 해야 할 일들을 시간에 따라 배치하는 것이 굉장히 번거롭다는 것을 느꼈다. 예를 들어 어떤 항목들은 선결 항목 A가 진행된 후에야, B를 먼저 할지, C를 먼저 할지를 결정할 수가 있는 경우가 있다. 이런 경우는 매일 작성하는 일정표에 B와 C항목을 배치하는 것이 불가능해 진다.
또한 거절 할 수 없는 외부의 간섭에 의해 일정이 변경 된 경우 일정을 모두 재조정해야 하는 시간이 필요한데, 하루에 한 번 정도의 일정 조정이면 그럭저럭 수용이 가능하나, 하루에도 몇 번씩 일정이 변경될 경우는 시간표 재 작성은 굉장한 시간과 수고를 필요로 한다.   재조정에 의한 시간 소모 외에, 세워진 일정이 침해 당했다는 사실에서 오는 스트레스 또한 상당한 부담이었다.
이와 같은 이유에서 본인은 1에 관해서는 GTD쪽에 전폭적인 지지를 보내고 있다.

[] 2에 관한 생각
2번은 언뜻 보면 상반되는 것처럼 보인다. 왜냐면 GTD는 우선순위 목록을 만들지 말 것. 이라고 못 밖아 놓았기 때문이다. GTD에 따르면 우선순위는 스스로가 결정할 수 있는 게 아니며, 주어지는 것이고 상황에 따라 우선 순위는 조정된다고 말하고 있다. 그렇지만 우선 순위 목록을 작성하느냐, 하지 않느냐의 차이는 있어도, 두 시스템 모두 우선 순위를 "고려"하고 우선 순위에 따라 행동하는 점에서는 일치한다. 즉 중요한 것은 우선 순위 목록을 만들던 안 만들던, 우선 순위가 높다고 파악한 것들에 집중을 하는 것이다.
(그렇지만 개인적으로 GTD에서 언급되었듯이, 우선순위 목록을 작성하는 것은 시간 낭비라고 생각한다.)

[] 3에 관한 생각
앞서 1번과 2번은 GTD쪽에 손을 들어주었으나, 3에 관해서는 조금 다르다. 시간은 정말로 관리할 수 없는 것인가? 예를 들어 가급적 자투리 시간들이 발생하지 않도록 행동들을 조직해서, 10분짜리 여유 시간이 5번 생길 상황을 50분의 뭉텅이 시간이 되도록 조정했다면, 이것을 우리는 시간 관리라고 부를 수 있지 않을까?
GTD의 관점에서 위의 상황을 표현하면, 자투리 시간을 발생 시키지 않기 위해 효과적으로 행동을 관리했다. 라고 말할 수 있을 것이다.
그러나 위 목표의 초점은 행동들의 관리가 아니라 자투리 시간을 줄이는 것이므로, 이 경우는 시간 관리한다. 라고 해도 무난할 것이라고 본인은 생각한다.

[] 4에 관한 생각
Top down 방식(프랭클린 시스템)과 Bottom up 방식(GTD시스템). 사실 처음에 GTD를 읽었을 때 Bottom up 방식에 관해 도통 이해가 되지 않았다. 우리들은 목표를 잃으면 쉽게 방향을 상실한다. 그렇게 때문에 GTD에서도 항상 목표를 분명히 하라고 강조하고 있다. 또한 큰 그림을 상기하고 있지 않으면, 쓸데 없이 사소한 일들을 만들고 거기에 시간을 빼앗기는 경우도 흔히 발생한다. (예를 들어 내 집 마련이라는 목표가 있는데, PMP를 살 계획을 한다던 지) 그럼에도 불구하고 큰 그림을 그리지 말라는 GTD의 주장은 GTD책의 충분치 못한 추가 설명 때문에 현재도 잘 이해가 되지 않는다.
그러나 막연히 추측을 해보면 Top Down 방식의 문제점은 다음과 같다.
멀리 있는 것들은 자주 변한다. 우리는 오늘 A라는 비전을 가지고 있지만, 내일 무언가의 계기로 인해 완전히 다른 B라는 비전을 갖게 될지도 모른다. 이런 경우라면, 프랭클린 시스템의 경우 하부 항목에서 바꾸어야 할 것들이 무궁무진하게 많이 발생한다. 또한 본인이 직접 큰 그림을 그려본 결과, 큰 그림에 맞게 하부 계획들을 세우는 일이 상당히 어렵다는 것을 느꼈다. 왜냐면 현재 상황과 큰 그림 사이에 있는 과정들은 아직 발생하지 않은 과정들이기 때문이었다. 과연 내가 지금 세우는 하부 계획들이 정말로 이상으로 이끌어 주는 것인지도 확실하지가 않고, 당장 이번 주, 다음 달, 일년 정도까지의 항목들을 계획해보는 것은 가능했지만, 그 이상은 막연히 이렇게 하면 되겠지. 정도의 불확실한 추측에 불과했다. 이런 불확실한 추측들은 하부 단계들이 하나하나 성취되는 동안 너무도 쉽게 현실성을 잃게 되고, 계획이 변경을 필요로 하게 된다. 이러한 재조정에서 또한 적지 않은 시간 손실이 발생한다.
이렇듯 궁극적인 비전에 맞춰 현재 상태를 조직한다는 것이 굉장히 모호하기 때문에 GTD에서는 Bottom up 방식을 권장하고 있다고 생각한다. (참고로 GTD 후반부에 보면 Top down을 이용하던 Bottom up을 이용하던 상관은 없다고 적혀 있다; 다만 Bottom up 방식이 조금 더 적용하기가 쉽다는 말을 설명 끝에 덧붙여 놓았다.)

그렇지만 분명 장기적인 목표를 상기하고 있는 행동은 필요하다. 그렇지 않으면 우리는 PMP, D-SLR, i-Phone 등을 사버리느라고, 궁극적으로 My home을 사지 못하는 상황에 직면하게 될 것이다. 이런 문제를 방지하기 위해 GTD에서는 매주 한 번 "모든" 리스트들을 검토하도록 규정되어 있고, 검토를 위한 6가지 고도 모형을 제시하고 있다. 굳이 모든 세부 항목들을 정확히 이상에 맞출 필요 없이 (맞춘다는 것도 현실적으로 불가능해 보이지만) 매주 한 번씩 5만 피트의 영역까지 자신의 삶을 확인하고 상기하는 것으로도 돌아올 한 주의 일 처리들의 대부분은 궁극적인 목표에서 크게 어긋나지는 않으리라 생각한다. (다만 GTD에서 이런 식으로 주간 검토와 고도 모형의 역할을 언급해 놓은 부분은 없다.)

[] 시스템 비교 결론
결론을 뽑아서 이야기하자면, 7Habit은 자기 관리에. GTD는 일정관리에 중점을 두고 있다고 생각된다. 따라서 습관3을 제외한 7 Habit의 모든 내용들은 GTD 시스템을 운영하면서도 적용이 가능하며, 오히려 적극적으로 권장할만한 습관들이 많이 있다고 해야겠다. 다만 업무 일정이 번번히 변하는 상황에 있는 사람들에는 프랭클린 다이어리 보다는 GTD 시스템이 일정관리에 적합하리 생각된다.

[] GTD의 순간 행동 선택을 위한 4가지 표준 모형에 더하고 싶은 것들
지금 당장 어떤 행동들을 할 것인가를 판단하는 4가지 모형에 개인적으로 다음의 세 가지를 더하고 싶다.
① 그 행동의 파급효과
② 행동 결과의 지속성(영속성)
③ 일상 생활 속에서 행동의 결과의 축적되는가?

①은 그 행동이 다른 행동들에도 영향을 미치는 경우를 의미한다. 따라서 파급효과가 넓을 행동을 먼저 시행하는 것이 좋다고 생각한다. ②의 경우 어떤 행동의 결과가 지속적으로 그 유용성이 유지되는 경우를 의미한다. 예를 들면 여름철에 창문에 방충망 달기 같은 일들은 한 번 달아두면 여름 내내 그 행동의 결과가 유용하다. ③은 결과들이 계속 축적되거나, 시간이 흐름에 따라 자연스럽게 결과가 확장되는 경우들을 의미한다. 예를 들면 일본 애니메이션을 많이 보는 본인의 경우, 일본어를 공부해두면 애니메이션을 볼 때 마다 학습하는 셈이 되므로, 일본어 학습의 결과가 일상 생활 속에서 자동적으로 복습되고, 강화된다.

어디까지나 위 3가지 기준들은 개인적으로 생각하는 기준이라는 것을 주의하자.
그리고 이 외에 판단의 기준으로 유용할 만한 것들이 있으신 분은 꼭 댓글로 알려주시기를 부탁 드리고 싶다.


[] GTD 시스템에서 처리가 곤란한 항목과 경우들
다음은 지금까지 어설프게 GTD를 흉내내면서 발견한 GTD에서 조직화 되기 곤란한 항목들입니다. 각 항목들에 대한 적절한 방안을 함께 찾아보고 싶습니다. 좋은 생각이 있으신 분은 댓글 부탁 드려요. 여기 적혀 있는 것들 외에 GTD에서 처리하기 곤란하다고 느끼신 경우들이 있으면 마찬가지로 소개 부탁 드리겠습니다.

1. 언제까지만 하면 되는 마감이 지정된 행동.
- 마감이 지정된 행동은 시간 또는 날짜가 정해진 행동으로 분류하기가 곤란하다. 그렇다고 Next Action 리스트에 올리기에는 Next Action 리스트는 시간에 대한 정보는 다루지 않기 때문에 역시 이와 같은 행동을 처리하기에는 좀 부적절하다.

2. Repeat 되는 행동들 (예: 청소, 빨래, 손톱깍기, 집세 내기 등등)
- 이런 행동들은 언뜻 날짜 또는 시간이 정해진 행동으로 보이나, 문제는 GTD의 날짜 또는 시간이 정해진 행동은 "반드시 지정된 때에 해야만 하는 행동들" 이다. 즉. 미룰 수 없는 행동들을 의미하는데, 대개의 Repeat 되는 항목들은 하루나, 이틀 때로는 몇 주일씩 미뤄도(예를 들면 방청소 -_-;) 전체 업무에 큰 영향을 미치지 않는 경우들이 많다.

- 이런 경우에 대한 해결 방안의 하나는, 실제로 미룰 수 있는 일이라 할지라도 Repeat 되어 돌아온 날에 해야만 하는 일이라고 믿고, 미루지 않고 하는 것이지만, 역시 미룰 수 있는 일이라고 마음 한 구석에서 생각되면 너무도 쉽게 미루어 버리고 만다;

- 다른 방법은 일단 Repeat되어 돌아온 일을 Next Action 리스트에 기재해두고, 부담 없는 시간에 처리하는 방법이다. 가장 무난한 방안이라고 생각되지만, 때로는 끝없이 청소나 빨래 등이 한 달씩 밀리는 문제가 발생될 수 있다. =_=;

3. 한 번에 모든 항목들에 대한 계획을 세울 수 없는 경우.
- 다시 설계를 예를 들면, 내가 A라는 형태의 설계를 하기로 결정을 했다. GTD에 따르면 A라는 형태의 설계를 달성하기 위해 필요한 프로젝트 계획을 세워야 한다. 그래서 그에 필요한 도면 작성, 모델링, 프레젠테이션까지의 모든 세부 계획을 세웠는데, 다음 날 수업 시간에 설계안을 교수님과 같이 검토 했더니, 이런 저런 문제점들 때문에 A라는 형태의 설계가 불가능해 질 수가 있다.
- 이처럼 프로젝트의 진행에 따라 프로젝트과 완전히 뒤집힐 수 있는 경우에 대해, 어느 시점에서 / 어느 정도 수준까지 세부항목들을 계획할 것인지를 결정하기가 어렵다는 문제가 있다. (뭐 경우는 비단 GTD 프로젝트 계획 방법론뿐 아니라, 어떠한 방법론이라도 처리하기 곤란한 형태의 작업이 아닐까 싶다.)

4. 행동을 쪼개서 하게 되는 경우
- 시간이 좀 오래 걸리는 행동의 경우 오늘 어느 정도하다가 내일 이어서 하는 경우도 발생한다. 혹은 작업 중이었는데 외부의 간섭에 의해 끊기는 경우도 있을 수 있겠다. 이럴 경우 Next Action 리스트에 해당 항목을 어떻게 표시해 두어야 하는가? (그냥 필요한 예상 시간만 바꿔서 기록하는 걸로 끝내야 하나?)

5. 의사 결정의 지표가 시간에 따라 변하는 경우.
- GTD의 기본은 한 번 판단을 내린 일은 잊고 다른 일에 전념하는 것이다. 그러나 때로는 이미 확실하게 의사 결정을 내렸다고 생각했던 일도, 의사 결정의 조건들이 시간에 따라 변할 수가 있다. 이런 경우 의사 결정에 영향을 미치는 조건들 중 변할 수 있는 조건들은 대기 리스트에 넣고 추적을 해야 하는가?

6. 의사 결정의 지표가 기분에 따라 변하는 경우
- 위와 같은 경우를 빼더라도, 때로는 결정적인 판단 단서들이 결여되어 있거나, 혹은 애초부터 결정적인 판단 단서가 없는 (즉 조건들이 다 비슷비슷한) 경우들이 있다. 이 경우에 의사 결정은 무엇을 기준으로 해야 하는가?

7. 반드시 오늘 해야만 하는 일들인데 오늘 다 끝내지 못할 정도로 넘치는 경우는 어떻게 해야 하는가?
- 가장 간단한 해결책은 합의의 재협상이라고 생각되지만, 경우에 따라서는 재협상이 불가능한 합의들이 있다. 이런 경우는 어떻게 해야 하나.