GTD (Getting Things Done)의 이해

케퍽의 Calm님이 작성하신 GTD 강좌입니다. 내용이 알차고 도움이 될 것 같아 제 블로그에 가지고 왔습니다. 원글을 보실려면 아래를 클릭하세요:

1부 GTD의 이해 #1 - 철학, 용어정의, 대략적 흐름
1부 GTD의 이해 #2 - 세부 과정, 필요한 체크 리스트들
1부 GTD의 이해 #3 - 프로젝트 계획
1부 GTD의 이해 #4 - GTD시작을 위한 요령, 기타 일 처리 요령

아래 글은 케퍽의 Calm님의 글을 옮겨왔음을 밝힙니다.

GTD란 이론을 접한지도 벌써(?) 1년이 흘렀습니다. 그 동안 나름대로 적용을 한다고 하다가, 제대로 적용을 하지 못하고 있다는 생각이 들어서 다시 한 번 책을 읽고 정리해보았습니다.
이어지는 내용들 중에는 책에 나와 있는 내용을 제가 개인적으로 해석하거나 편집한 부분들이 꽤 있으니, 그 점에 참고해 주시고 제가 잘못 해석하고 있는 부분이 있으면 지적 부탁드리겠습니다. (번역서를 전부 요약한 것이기 때문에 양이 좀 많을 예정입니다.)

본 연재(?)는 다음과 같이 구성될 예정입니다.

1부 GTD
2부 7 Habit
3부 GTD와 7 Habit의 비교
4부 Palm에서의 적용

끝으로 책을 읽어볼 계획이 있으신 분은 반드시 원서로 읽기를 권해드립니다.
번역서에서 이해가 안되는 부분이 있어서 원서를 찾아봤더니 공병호씨가 편역과 의역을 좀 많이 해놨더군요;; 그 예중 하나가 GTD 조직화의 결과 8항목 중 번역서는 프로젝트/프로젝트 계획으로 되어 있는데, 원서는 프로젝트 계획/프로젝트 검토로 되어 있습니다; (번역서 프로젝트/프로젝트 밑에 수립/행동 검토용 이라고 주가 달려 있긴한데 처음 봤을 때는 엄청 헷갈리더군요;)

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[] GTD의 철학

▣ 요약 정리를 쓰며: GTD에서 말하는 업무 처리 과정이란 사실 전혀 새로울 것이 없다. 업무를 처리하다 보면 누구나 막연하게라도 알고 있는 방식이다. 다만 GTD는 이 과정들을 정리를 통해 명시적으로 보여주고, 그 과정들을 어떻게 사용하면 잡념 없이 한 번에 한가지 일에 집중할 수 있는 마음 상태를 만들어낼 수 있는지에 대해 이야기하고 있다.

따라서 이미 업무를 처리함에 있어서, 아무런 잡념 없이 집중할 수 있는 사람이라면 GTD를 공부할 필요가 없다고 생각하며, 그렇지 못한 사람의 경우, GTD의 기술적인 부분보다 GTD에서 이야기하고 있는 방법들이 어떻게 마음의 속을 깨끗이 비우는 데 도움을 주는지에 초점을 두고 읽어야 한다고 생각한다.

▣ 기본 철학: 사람들은 한 가지 일을 하면서 동시에 머리 속에는 미처 하지 못한 일들 또는 혹시 잊어버리고 있는 것이 없는지 등에 관해 계속 생각하고 있다. 이러한 습관은 집중력 저하, 에너지 소모, 시간 낭비를 야기한다. 따라서 모든 해야 할 일, 마음 쓰이는 일들을, 시기 및 중요도를 떠나 머리와 마음 바깥으로 끄집어 내서 논리적이고 믿을 수 있는 시스템에 넣어 둔다. 그렇게 함으로써, 불확실한 것들에 대한 우려를 마음과 머리에서 불식하고, 그것을 통해 현재 하고 있는 일에만 집중할 수 있도록 한다.

마음은 우리가 지금 할 수 있는 일과 없는 일을 동시에 떠올린다. 행동할 수 없는 일을 계속 생각하는 것은 시간과 에너지 낭비이다. 지금 할 수 있는 일과 할 수 없는 일을 명확하게 구분하자.

▣ 시간관리 식 자기 관리 시스템의 문제점
　? 현대의 일은 분명한 경계를 갖지 않는다, 직무와 상황은 끊임없이 변한다,
　? 시간과 우선순위의 관리란 없다. 시간과 우선 순위는 상황에 따라 주어질 뿐이다.
　? 따라서 오직 행동경영. 즉 주어진 시간에 무엇을 할 것인가? 만이 관리 가능하다.

▣ Top Down방식의 실행 과정에서 원치 않던 결과가 나오는 3가지 원인
　? 현실을 이상에 맞추려고 하기 때문에 신경 쓸 일들이 많이 생겨서 집중력이 분산됨
　? 일관된 자기 관리 시스템의 부재.
　? 거창한 목표와 가치에 따른 잦은 세부 계획 변경.

▣ Bottom Up방식의 장점
　? 정신을 깨끗이 청소하기 쉽다.
　? 일상 업무를 처리했을 때 보다 큰 자유와 자원을 얻을 수 있다.
　(어차피 대부분의 일상 업무라는 건 이상에 관계없이 해야만 하는 일들이다.)

[] GTD 용어 정의
▣ 미완의 고리: 제자리에 있지 않거나 잘못된 방식을 지닌 모든 물리/비물리적인 것들.
▣ 수평적 행동 경영: 모든 행동에 일괄적으로 적용되는 경영 원리 = 시스템
▣ 수직적 행동 경영: 하나의 프로젝트에 관련해서 일어나는 일들. (프로젝트 목적 명확화, 비전 제시, 브레인스토밍, 세부계획, 관계자에게 전화 걸기 등.)
▣ 조직화: 가공된 항목들을 관리하기 위해 시스템 안으로 집어 넣는 처리 과정.
▣ 행동/다음 행동: 업무를 완수하기 위해 해야 하는 ?물리적인 움직임“이 수반되는 가시적인 활동
(예를 들어 ?회의 날짜 정하기“ 는 행동이 아니다. ?회의 날짜를 정하기 위해 메일 보내기’가 물리적인 행동이다.)
▣ 리스트: 유사한 성격을 지닌 일들을 묶어놓은 목록, 리마인더의 역할을 수행한다.
☆ 리스트는 반드시 종이 리스트일 필요가 없다. 상자도 하나의 리스트가 될 수 있다.
☆ 항목을 처음 모습 그대로 리스트나 폴더에 추가하는 것도 좋다.
☆ 작업 공간에서만 할 수 있는 항목들의 리스트와 그 외 항목들의 리스트를 구분한다.
▣ 프로젝트: 하나 이상의 행동으로 얻어지는 목표. 결과 상태
▣ 프로젝트 리스트: 자신이 처리해야 할 업무들이 남아 있다는 표지판 및 도달해야 할 결승선들. 색인 기능을 수행한다. (세부 계획, 우선순위, 규모, 중요도 등은 리스트에 포함되지 않는다!!)
+ 정기 검토를 통해 모든 프로젝트들에 대한 단계별 행동들을 확인할 수 있게 해준다.
+ 행동들에 대한 평가 기준이 되어 준다.
(프로젝트 리스트는 프로젝트의 목적과 비전들로 작성되므로)
+ 여러 개의 프로젝트 리스트보다 단일화된 목록이 대체로 낫다.
+ 그렇지만 개인/직장, 위임된 프로젝트들, 특정 유형의 프로젝트들로 리스트들을 따로 분류할 수도 있다.
+ 하위 프로젝트들: 프로젝트가 거대해서 내부에 일들이 다시 프로젝트로 분류되는 경우
방법1. 상/하 구분 없이 프로젝트들을 단일 리스트에 올린다.
방법2. 별로의 하위 리스트로 분리한다.
☆ 중요한 것은 모든 진행 중인 프로젝트들이 무엇이 있는지 만 검토할 수 있으면 된다.
▣ 프로젝트 지원재료: 프로젝트에 필요한 일, 관련 정보, 세부 상황, 계획, 등 프로젝트에 관한 행동과 생각을 지원할 수 있는 모든 것.

[] GTD의 대략적인 흐름
▣ 업무 흐름의 일반적인 다섯 단계
1. 수집
2. 의미와 구체적인 할 일을 가공
3. 가공 결과를 조직화(분류/배치/구성/연계/보관/일정표에 기입 등)
4. 선택 가능한 방안들을 검토
5. 실행

☆ 업무 흐름의 품질은 위 다섯 단계를 연결하는 고리 중 가장 약한 고리에 의해 결정된다.

▣ GTD에서 항목들의 흐름
1. 수집함
2. 가공: 수집함에 있는 항목을 하나씩 꺼내서 다음과 같은 부분을 판단한다.
　? 항목의 내용 및 의미의 명확화
　? 실행할 수 있는 것인가?
3. 조직화:
　a. 실행 불가능한 항목이 조직화의 결과로 도달하게 되는 3가지 지점.
　　? 쓰레기 통
　　? 보류 리스트
　　? 참고 자료함
　b. 실행 가능한 항목이 조직화의 결과로 도달하게 되는 6가지 지점.
　　? 즉각 실행
　　? 위임 후 대기 리스트에 기입
　　? 달력에 기입
　　? 다음 행동 리스트
　　? 프로젝트 계획
　　? 프로젝트 검토
　
4. 수시/정기 검토
5. 실행


[] GTD의 세부 과정
▣ 수집하기
1. 모든 것을 수집하는 의미: 일거리의 부피감 확인, 최종 목표지점 파악, 남아 있을지 모르는 일거리에 대한 불안 불식 (크든, 작든, 급하든, 사소하던, 집 터, 공간, 물리적 사물, 약속, 전자 상의 데이터 등등 지금의 모습에서 달라져야 한다고 생각하는 것이면 무엇이든 수집.)

2. 수집용 도구들=수집되는 곳: 사물/서류 보관함, 종이류 (생각, 약속 등의 기록 보관), 전자 메모장, 보이스 레코더, 이메일, 기타 등등

3. 물리적 수집: 현재 위치, 현재 방식대로 있어서는 안 되는 모든 물리적인 것들.
예) 소모품(문구, 명함, 우표, 노트, 서류, 볼펜, 전지, 고무줄, 티슈 등등), 참고자료, 장식품, 각종 설비, 책장, 가구, 화분, 사무 공간 그 자체 등등

☆ 물리적 수집 과정에 발생할 수 있는 문제들과 요령.
+ 항목이 너무 커서 안 들어갈 때: 해당 내용을 날짜와 함께 메모에 적어서 수집함에 넣는다.
+ 파일이 너무 많아서 수집함에 안 들어갈 때: 입력물에 포함되지 않은 물품은 수집함 주변에 놓는다.
+ 필요 없는 것은 즉각적인 버린다.
+ 이미 다른 리스트나 시스템에 포함되어 있던 것들: 해당 시스템이 완전히 익숙하지 않거나, 실행하지 않은지가 오래되었다면 다 끄집어 내서 수집함에 넣는다.
+ 실행 했어야 하는데 깜박 잊고 있던 일들: 지금 즉시라도 해야 하는 일이면 즉시 처리하고, 어차피 늦은 일이면 수집함에 넣는다.
+ 주 표적 공간들: 책상 위, 책상 서랍, 각종 수납장, 캐비닛 내부, 마루, 벽, 선반, 장비. 가구, 설치 물, 조명. 기타 다른 장소들

4. 전산 자료들의 수집: 음성 메일, 이메일, 주소록, 참고 파일, 등등

5. 정신의 수집: 수집함에 들어가 있지 않은 것 중 마음 속에서 계속 걸리는 것들을 다 종이에 적어 낸다.

6. 수집 단계의 4가지 규칙
　? 머리 밖으로 모!두! 끄집어 낼 것.
　? 수집 도구는 손이 바로 닿는 곳에 있을 것.
　? 수집함의 수를 최소화 할 것.
　? 수집함을 정기적으로 비울 것.

▣ 가공 하기
1. 가공이 완료되면 다음의 상태가 되어야 한다.
+ 항목의 내용 및 의미의 명확화
+ 필요 없는 것들의 폐기
+ 2분 이내 가능한 행동들의 완결
+ 위임해야 할 일들의 위임
+ 2분 이상 필요한 행동 리스트의 분류/작성
+ 세부적인 계획이 아직 되지 않은 프로젝트들의 확인

2. 가공의 원칙
a. 제일 첫 항목부터 시작한다. → GTD 준비를 위해 마련한 시간 내에 모든 항목들을 ?가공’ (복잡한 일을 처리하는 것이 아니다!!) 할 수 있으므로, 하나씩 순서대로 하는 것이 낫다.

b. 한 번에 한 항목씩 처리한다. → 주의력과 의사결정력 강화
(단 예외적으로 의사결정을 위해서는 다른 항목들이 병행 처리가 되야 하는 경우가 있다.)

c. 수집함에 다시 집어 넣는 일이 없도록 한다!!

☆ 단순히 훑어 보는 것은 가공이 아니다!!

▣ 조직화 하기(항목들 처리하기)
1. 행동이 필요 없는 항목들: 쓰레기통과 언젠가?어쩌면 리스트, 파일링 시스템이 필요.
　a. 쓰레기통에 버림: 필요 없는 게 명확한 경우 즉각 버린다. 그리고 잊는다.
☆ 쓰레기를 처리할 때 발생할 수 있는 문제
+ 의심스러우면 버려라.
+ 의심스러우면 보관하라.
(어느 쪽이든 상관이 없으나, 공간의 용량에 대해 현실적으로 생각할 것)
　
　b. 보류 리스트들에 올리기
　① 언젠가, 어쩌면 리스트: 관여해야 할지 말지 확신이 서지 않는 ?행동할“ 항목들
+ 이 리스트에 들어갈 만한 일이 과거에 있었는지 기억해보고 집어 넣는다.
+ 당신이 미래에 싶은 일들 목록
+ 진행 중인 프로젝트들 중 당분간 신경을 쓰지 않아도 되는 프로젝트 목록들
+ 나중에 쓰일 수 있는 아이디어들
　
　② 달력: 미래에 선택해야 하는 사항들. 달력에 다시 검토할 날을 지정한다.
+ 프로젝트를 활성 시킬 수 있을 꺼라 생각되는 아직 불확실 요소들 → 프로젝트가 진행된 후 또는 적당한 시기에 다시 검토한다.
+ 참가할 지도 모르는 행사들
+ 추가 정보가 필요한 의사결정 항목

③ 추후 확인 파일=지정된 날짜에 자신에게 보내는 편지: 미래에 ?행동이 필요한“ 일들
　
　c. 참고자료에 정리: 물리적 보관과 전자적 보관
① 일반 참고 파일: 특정 (업무의)범주에 속하지 않는 정보. 가까이 두고 임의로 사용하기
☆ 적절한 일반 참고 파일들의 부재는 업무 처리 체증의 요인이 된다.
☆ 보관해야겠다고 생각이 들면 즉각!! 파일링 해야 한다. (지금 하지 않으면 영원이 안 한다)
② 주제별 파일링
+ 한 주제가 예를 들어 50개 이상의 파일 폴더들이 필요하다면 가나다 시스템 외에 주제별로 분리한다.
+ 자료가 복수의 주제 영역에 연관된다면, 일반 참고 시스템에 넣는 것이 낫다.
③ 카드형 색인표와 자료 연결 프로그램들
④ 도서실과 자료 저장실
⑤ 전산 자료들

2. 실행 가능한 항목들: 대기 리스트, 달력, 다음 행동 리스트, 프로젝트 리스트, 프로젝트 계획 수립 및 자료를 위한 파일 등이 필요.
　a. 즉각 실행
　: 2분 또는 자신이 정해둔 임의의 시간 내에 끝날 수 있는 일은 즉각 처리해버린다.
　
　b. 위임 후 대기 리스트에 기입
① 위임: 자신이 이 일에 적임자인지를 스스로 물어보고, 아니라고 판단되면 위임 후 대기 리스트에 기입한다.
　☆ 가급적 공식적인 기록이 남는 방식으로 위임하라.
　☆ 위임 시 상대방이 받는 서류에 위임한 날짜를 적어서 줘라.
　
　② 위임된 항목의 추적: 수시로 대기 리스트(들)을 검토한다.
☆ 위임이 아니라, 상대방의 처분/처리를 기다려야 하는 일들이 있다. 이 역시 같이 대기 리스트에 정리한다.
　
　c. 달력에 기입=연기
　: 달력에는 다음의 것들만을 기입한다.
　　+ 시간이 정해진 행동
　　+ 날짜가 정해진 행동: 그렇지만 시간은 정해지지 않은.
　　+ 특정 날짜가 정해진 정보
　☆ 오늘 할 일 리스트는 만들지 않는다!!
일정은 자꾸 변경되며, 그날 꼭 하지 않아도 될 일이 리스트에 들어가 있으면 그날 해야 할 일들이 덜 중요하게 느껴진다.
　☆ 날짜가 정해진 일은 반드시 그날 끝마친다!!
　
　d. 다음 행동 리스트
　: 되도록 빨리 끝내야 하는 일들이 이 리스트에 기입될 대상이다.
　: 특정 배경(도구, 장소, 관계자 출현 등)에 따라 분류한다.
예) 전화로, 컴퓨터로, 외출, 사무실 업무, 집에서, 협의 사항(사람 마다, 회의 마다 따로), 읽기/검토

　e. 프로젝트 계획: (뒤에 별첨)
　
　f. 검토: 실천 할 수 있는 항목들과 그 시점, 결과까지의 간격 등을 파악한다.
　: 수시 검토
① 달력 검토: 시간과 공간을 확인
② 다음 행동 리스트들 검토: 정확한 배경 확인
③ 프로젝트 리스트들 검토
④ 대기 리스트, 언젠가 어쩌면 리스트 등 (잊지 않을 정도로만 자주 검토)
　
　: 주간 검토: 모든!! 리스트들은 매주!! 한 번 검토한다.
+ 재평가와 재가공의 시간, 중요 프로젝트에 대한 초점 강화
+ 혹시 빠뜨리는 일이 없는가에 대한 걱정을 불식시키고 마음을 안정시키는 효과.
+ 자신의 상황을 파악하고, 업무의 흐름과 통제권을 되돌린다.
+ 새로운 착상을 얻을 수 있다.
+ 시스템에 대한 신뢰와 시스템을 유지해야 하는 동기가 강화된다.

① 금주에 발생한 항목 중 수집함에 들어가있지 않은 모든 항목들을 수집함에 넣는다.
② 과거의 달력을 확인하여 혹 하지 못한 일, 정리해야 할 결과들이 있으면 새로 수집함에 넣는다.
③ 수집함을 가공한다.
④ 앞으로의 달력을 본다.
⑤ 머리를 비운다: 머리 속에 남아 있는 것들을 모두 다시 수집/가공한다.
⑥ 프로젝트와 결과 리스트를 검토한다.
⑦ 다음 행동 리스트를 검토한다.
⑧ 대기 중 리스트를 확인한다.
⑨ 유보 중 리스트, 지원 재료 리스트를 확인한다. : 진행 중인 행동에 대한 지원 재료들을 검토하여 새로운 행동으로 옮길 것이 있는지 확인한다.
⑩ 기타 모든 체크리스트를 확인하고, 흥미가 없어진 것들은 제거한다.
⑪ 정돈됨, 명확함, Update감, 완결성, 신뢰의 느낌을 획득한다.

☆ 주간 검토는 월요일부터 금요일까지 일하는 사람들이라면 주간 검토는 금요일 오후 2시가 적절하다.
+ 주간에 벌어진 일들이 아직 머리에 남아 있기 때문
+ 관계자들이 아직 퇴근하지 않았을 시간
+ 주말을 위해 업무를 머리에서 비울 수 있다.
　
　g. 실천: 행동 선택을 위한 3가지 모형
　① 순간의 행동 선택을 위한 네 가지 표준 모형
+ 배경
+ 가능 시간
+ 가능 에너지
+ 우선순위
　
　② 일상업무 진행을 위한 3중 모형
+ 사전에 규정했던 일 하기
+ 새롭게 등장한 일 하기
+ 일을 규정하기
　
　③ 자신의 일을 검토하기 위한 6가지 고도 모형
+ 5만 피트: 인생
+ 4만 피트: 3~5년 내의 비전
+ 3만 피트: 1~2년 내의 목표
+ 2만 피트: 책임들: 프로젝트를 만들거나 수용하는 이유는 바로 책임 때문.
(예: 전략 입안, 행정 지원, 직원 능력 계발, 시장 조사, 건강, 가족, 재정, 집, 종교 등)
+ 1만 피트: 현재 프로젝트들
+ 활주로: 현재 활동
　
☆ 순간적인 균형 잡기: 예기치 않았던 일들, 외부의 간섭 등은 인생에서 불가피 한 것이다. 다만 그 일이 다른 일에 비해 얼마나 중요한 것인가? 얼마나 오래 수집함을 가공하지 않고 버려둘 수 있는가? 리스트들을 검토하지 않아도 되는가? 등을 고려해서 균형을 잡는다.

[] GTD에 필요한 체크 리스트들
☆ 리스트들(=리마인더)은 보고 싶을 때 즉각적으로 확인할 수 있어야 한다!!
+ 프로젝트 리스트
+ 프로젝트 지원재료 리스트
+ 일정이 정해진 행동과 정보 리스트
+ 다음 행동 리스트
+ 대기 중 리스트
+ 참고 자료 리스트
+ 언젠가/어쩌면 리스트
+ 그 외
☆ 리스트들의 범주는 항상 확실하게 구분한다.
☆ 모든 경우에서 필요한 경우 체크리스트들을 만들어야 한다. 불필요해진 체크리스트들은 그 때 그 때 제거하라.
예) 개인 가치 진술서, 책임 업무들 리스트, 여행 관련, 주요 인물 리스트, 회의 관련 등등
☆ 우선 순위는 리스트들을 훑어보면 그 때 그 때 상황에 따라 직관적으로 결정된다. = 우선 순위 리스트를 만들지 마라.

[] 프로젝트 계획 ▣ 프로젝트 처리를 위한 3가지 요소 ① 분명하게 규정된 결과 ② 다음 행동들 ③ 정기 검토를 위한 기준으로 삼을 수 있는 시스템과 리마인더 ▣ 자연스런 계획 수립 5단계 모형: 비전과 현실의 격차를 인식함으로써 진행되는 구성 요소, 우선 순위, 사건의 진행 순서 등을 사고하게 되는 과정. 1. 목적과 원칙 규정: 이 프로젝트의 의미와 결과가 무엇인가? → 성공한 상태의 모습을 프로젝트 리스트에 기록해 둔다. 　a. 목적의 규정: 　예) 외식의 목적: 어째서 외식을 해야 하는가? 　: 목적의 명확한 규정이 가지는 의미는 다음과 같다. + 결과와 현재 상태의 간격을 메우기 위해 필요한 행동들을 자연스럽게 떠올리게 해준다. + 활기와 방향성을 준다. + 어떤 상태가 프로젝트의 성공의 모습인지를 파악한다. + 모든 시간과 에너지 투자에 대한 최우선 평가 기준. + 의사 결정 기준의 작성 근거. + 자원의 배분의 기준. + 동기 부여. + 시야를 명확하게 해줌. + 선택권을 확장 시켜줌 　 　b. 원칙(가치관)의 규정: 행동의 한계와 우수한 행위의 표준을 결정해준다. 　 2. 결과에 대한 비전과 소득(보상): 예) 외식의 비전: 목적을 가장 우수하게 안수했을 때의 모습 　+ 프로젝트에 대한 집중력을 향상 시켜준다. 　+ 비전 전개의 3단계 ① 완성된 프로젝트 모습을 상상하라. ② 엄청난 성공을 상상하라. ③ 당신이 상상한 성공의 특징, 관점, 수준들을 기록하라. 　 3. 브레인스토밍 a. 선결 작업 : 목적과 비전의 정의 + 관련된 자료의 충분한 수집 + 회의 준비 b. 인식의 배분 : 머리에서 끄집어내어 검토가 가능한 장소에 두고 나와 있는 것들을 검토한다. 예) 아이디어를 카드 등에 모두 써서 한꺼번에 늘어 놓고 검토한다. c. 기타 주의 사항 + 평가하거나, 도전하거나, 비판하지 말라. + 질보다 양을 중시하라. + 분석과 평가를 표면에 두지 말라. 4. 조직화 : 머리에 있는 것을 모두 밖으로 비워내면, 각 생각들간의 상호 관계가 (자동적으로) 구성된다. + 중요한 부분 확인 + 상/하부 구조, 구성 요소, 작업 순서, 연속 관계, 우선 순위의 확인과 분류 + 필요한 모든 세부사항들 5. 다음 행동 확인 + 진행 중인 것들의 활성화 + 추가 계획 + 위임과 추적 ▣ 프로젝트는 얼마나 자세히 계획해야 하는가? 　: 프로젝트가 마음에서 더 이상 남아 있지 않을 때까지! ☆ 프로젝트에 대해 더 명확해질 필요가 있다면 계획 수립과정의 윗부분으로 거슬러 검토하자. ☆ 더 많은 행동을 해야 할 필요가 있다면 계획 수립의 아래 부분으로 내려가며 검토하자. ☆ 결과와 비전이 명확한대 일이 진척이 안되면 방법상의 문제, 운영의 세부사항, 시각 차이 등 을 해결하라.(브레인 스토밍) 브레인 스토밍이 지연된다면, 선결 되어져야 할 업무들을 선택하고 의사 결정을 시행하라. (조직화). 계획을 수립했는데 추진이 안되면 다음 행동과 그 행동의 책임자는 누구인지를 명확하고, 지금 당장 할 수 있는 일이 무엇인지를 확인하라. ☆ 프로젝트 사고 과정을 유지시키는 도구들 + 종이와 메모장 + 이동식 화이트 보드 + 컴퓨터 + 보조 형식 + 파일 폴더, 착탈식 바인더 노트 + 소프트 웨어 + 디지털 노트

[] GTD의 시작을 위한 요령 1. 시간을 준비하라. : 작업에 전념할 수 있는 시간의 확보 2. 공간을 마련하라. + 충분한 기능성을 갖춘 작업 공간 + 집에서도 작업 공간이 필요하다. + 집과 사무실의 작업 환경이 동일하도록 하는 것이 유리 + 이동 중의 사무 공간: 서류 가방(폴더들, 사무 집기들), 노트북, 무선 공유 시스템 + 작업 공간은 공유하지 말 것!! 3. 도구를 마련하라. : + 서류함 + 용지들 ? 메모, 아이디어 정리 용 + 포스트 잇, 클립, 스테이플러, 고무밴드 등 ? 자료의 선별과 저장 + 라벨 기계 + 파일 폴더: 색깔 별로 구분하는 것은 효용이 별로 없다. 가급적 단순한 모양이 유리. + 달력: 달력, 포켓용 수첩, 다이어리, Lotus/Outlook 계열, PDA 등 + 쓰레기통과 재활용 상자 ▣ 파일링의 비결: 단순하고, 기능성과 접근성이 뛰어난 개인 참고 시스템 + 일반 참고 파일 = 신문 기사, 팜플렛, 종이, 공책, 메모지, 팩스 등등 + 꺼내거나, 인쇄하거나, 파일링 시스템에 저장하는데 1분 이내에 이루어지도록. + 검색의 신속성 + 자료가 재미있고 최신일 것 + 가나다 시스템: 한 주제나 프로젝트가 서랍의 반 이상을 차지 하지 않으면 주제별 시스템 대신 가나다 시스템으로 분류하자. + 언제든지 쓸 수 있는 새 폴더와 서랍의 공간들을 준비해 놓는다. + 서랍의 3/4가 차면 정리하거나 공간을 신설한다. + 라벨은 파일 폴더에 붙일 것. + 우수한 파일 시스템 도구들을 사용할 것 + 1년에 한 번은 파일들을 정리할 것 (예: 크리스마스 전날 같이 근무일이지만 해도 휴일처럼 느껴지는 날) [] 일 처리에 관한 요령들 ▣ 도구들이 나를 위해 대신 의사결정을 내려줄 수는 없다. ▣ 체계적인 일처리: 에너지 보존, 전략적, 전술적으로 집중, 작업 환경과 기술, 인력, 작업 유형에 관한 표준 ▣ 효율적 업무처리를 위해 통찰력 있는 판단을 내리는 훈련이 필요. ▣ 약속을 경영하는 요령 1. 신경 쓰이는 모든 것들을 시스템에 입력, 검토 2. 약속의 내용의 명확한 파악과, 성취 방법 탐구 3. 결정한 행동 계획을 기록으로 남기고 검토 ▣ 5분에 끝내지 못하면 6분으로 끝날 것이다. ▣ 스트레스 또는 무언가 마음에 남아 있는 원인들 　? 부적절하게 관리된 약속 = 곳곳에 쌓인 미완의 고리 ? 문제에 대한 판단을 내렸음에도 불구하고 계속 옳은 판단이었는지를 고민하는 습관. 　　→ 자신의 판단력을 믿을 수 있도록 훈련하라. 판단 후에는 잊어라. ? 결정되지 않은 것에 대해 마음은 계속해서 신경을 쓴다. 　　→ 결정하고 완결시켜라. 　? 무언가를 해야 한다고 머리 속에 저장하면, 머리의 일부는 그것에 관해 계속 생각을 하게 된다. 　　→ 끄집어 내어 수집함에 넣어라. 　? 업무 흐름 5단계 경영을 한꺼번에 해치우려고 하는 조급함. 　　→ 하나 하나씩 밟아 나가라. 　? 혹시나 잊고 있는 것이 없을까 하는 걱정. 　　→ 리스트들의 수시검토, 주간검토를 통해 자기 확신을 확보하라. 　? 의도하는 결과를 스스로 명확하게 규정하지 않았을 때. → 규정하라. 　? 결과는 그렸는데, 그에 따른 행동들을 결정하지 않았을 때. → 결정하라. 　? 시스템에 아직 성과를 입력해두지 않았을 때. → 입력하라. 　? 결과와 행동의 단계를 올바르게 알지 못하기 때문. → 프로젝트 계획을 재검토하라. 　? 세부 항목, 비전, 해결책이 제대로 전개되지 않기 때문 → 프로젝트 계획을 세워라. 　? 합의의 불이행 → 합의를 깨지 않으려면? ① 합의 하지 말 것. ② 합의를 완수할 것. ③ 합의를 재협상할 것. 　 ☆ 마음 속에 남겨두지 않으려면: 실행 가능한 항목들이 적어도 어디에 있고, 무엇이고, 어떤 행동을 기다리고 있는지 알고 있어야 한다. ▣ 업무 유형에 따른 요령         1. 서류 중심의 업무 흐름일 경우 + 읽을 꺼리는 그대로 읽기/검토 리스트에 던져 넣는다. + 휴대 항목들을 위한 리마인더들: 읽기/검토 리스트와 자료 입력 리스트. (전화번호, 엑셀 입력 등등) 2. 이메일 중심의 업무 흐름 + 이메일 수신함 = 수집함, 그 외의 폴더들을 조직하고, 행동할 일들은 행동한다. + 수집함을 정기적으로 비운다. ▣ 다소 분명치 않은 자신과의 약속이나 관심 영역의 처리 1. 프로젝트나 행동들을 명확히 규정한다. 2. 전반적인 체크리스트를 작성한다. 예) 경력 목표, 서비스, 가족, 대인 관계, 공동체, 건강과 활력, 재정 자원, 자기 계발 예) 팀의 사기, 처리 과정, 일정, 직원 문제, 의사 소통 * 해야 할 일들은 주어지는 게 아니라 기대하는 결과/목표에 따라 결정된다. * 결과를 예측할 것. 결과가 달성된 상태의 보상들을 그려볼 것. 결과의 내용을 명확히 할 것. 결과의 의미를 확인하고 규정할 것. * 생생하게 적어라: 바라는 결과, 완결 상태에 대한 명확한 정의 * 지원 재료와 참고 파일:  주제별로 체계화 해서 프로젝트 접근이 용이한 장소에 파일로 보관. * 업무 흐름의 효율을 떨어뜨리는 원인: 서로 다른 행동을 요구하는 서류들을 한 유형으로 묶어서 하나의 자료함에 보관하는 일.